+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Документы по кадрам сторуднику

Документы по кадрам сторуднику

Охрана труда, предотвращение несчастных случаев Обязательная кадровая документация 2 Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Руфина Хакимова руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice Кадровые документы — это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи — к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных.

Автоматизация подготовки кадровой документации

При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном часов, численность работников определяется по формулам: Поскольку а — количество человек, рассчитанных на штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу.

Юрашев считает, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек. Можно только представить, что для выполнения двух десятков работ с аналогичными условиями потребуется уже около 10 сотрудников кадровой службы отдела.

Далее, в соответствии с Нормативом рассмотрим, сколько же требуется человеко-часов на ту или иную кадровую работу. Нормативы времени, затрачиваемые на кадровые операции В таблице перечислены не все операции, выполняемые сотрудниками кадровой службы отдела , но представленный список уже кажется внушительным.

Примерные нормативы численности работников кадровой службы отдела [4] Представленные таблицы помогут кадровым работникам более рационально организовать свою работу. Итак, неправ тот из руководителей, кто полагает, что организовывать у себя кадровую службу отдел нет смысла, пусть кадровые дела ведет секретарь или бухгалтер.

Иметь в структуре организации кадровую службу отдел или, на худой конец, специалиста по кадрам — это говорит о стабильности и экономической устойчивости Вашей организации. Успех любого дела зависит не только от новых идей или технологий.

Главным секретом успеха является человеческий фактор. Перед кадровой службой, прежде всего, стоит цель — обеспечение организации добросовестными, квалифицированными, ответственными, продуктивными сотрудниками, создание оптимальных условий для успешного выполнения сотрудниками организации своих должностных обязанностей.

Выгоды организации в результате рационального и оптимального построения кадровой службы отдела: Формирование персонала кадровой службы На начальной стадии формирования кадровой службы отдела руководителю организации необходимо определиться с ее структурой, то есть будет ли это полноценная кадровая служба отдел или же организация будет довольствоваться лишь одним кадровым работником, например, специалистом по кадрам.

Итак, решено, создаем кадровую службу отдел во главе с начальником и подчиненных ему сотрудников: Рассмотрим, какие же требования должны предъявляться к данным сотрудникам.

Требования, предъявляемые к сотрудникам кадровой службы В первую очередь необходимо обратиться к Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, который предлагает перечень требований, предъявляемых к той или иной должности.

Нас интересуют требования, предъявляемые к сотрудникам кадровой службы отдела. Начальник кадровой службы отдела кадров должен знать: Начальник кадровой службы отдела кадров должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

Инженер по кадрам должен знать: Инженер по подготовке кадров I категории должен иметь высшее профессиональное техническое или инженерно-экономическое образование и стаж работы в должности инженера по подготовке кадров II категории не менее 3 лет.

Инженер по подготовке кадров II категории должен иметь высшее профессиональное техническое или инженерно-экономическое образование и стаж работы в должности инженера по подготовке кадров либо других инженерно-технических должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 3 лет.

Инженер по подготовке кадров должен иметь высшее профессиональное техническое или инженерно-экономическое образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное техническое или инженерно-экономическое образование и стаж работы в должности техника I категории не менее 3 лет или других должностях, замещаемых специалистами со средним профессиональным образованием, не менее 5 лет.

Специалист по кадрам должен знать: Специалист по кадрам должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. Инспектор по кадрам должен знать: Инспектор по кадрам должен иметь среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

На наш взгляд, необходимо рассматривать каждую кандидатуру индивидуально. В практике автора встречалось много кадровиков без необходимого образования, но очень хорошие специалисты в своей области.

И не надо зацикливаться на образовании, пусть потенциальный кадровик покажет вам свои знания на деле, раскроет свой профессионализм. Кроме профессиональных качеств, необходимо, конечно, рассмотреть личностные качества кадровика. Как уже было замечено, конечно же кадровик должен иметь презентабельную внешность, то есть быть аккуратным, ухоженным, в общем, располагать к себе, должен обладать хорошо поставленной речью, грамотно выражать свои мысли.

Еще одна необходимая черта — владение своими эмоциями. Кадровая служба отдел непосредственно связана со всеми сотрудниками организации, как говорится — сколько людей, столько и характеров.

И к каждому сотруднику кадровик должен найти индивидуальный подход. Сколько раз автору приходилось сталкиваться с недовольными сотрудниками, которые, к примеру, не были довольны тем, что их отправляют в очередной оплачиваемый отпуск, а они бы хотели поработать еще года — два без отпуска.

Приходилось объяснять, что согласно трудовому законодательству каждый сотрудник обязан раз в год воспользоваться своим правом на отпуск. Иной раз приходится декламировать почти весь Трудовой кодекс, чтобы сотрудник понял, что он не прав.

Конечно же, в кадровую службу надо принимать людей уравновешенных и поэтому, на наш взгляд, будет нелишним проводить с потенциальным сотрудником тест на эмоциональную устойчивость.

Кадровая этика Вопросы этики чрезвычайно важны для любой службы организации. Этика является неотъемлемым компонентом кадровой службы отдела. Что же такое кадровая этика? Этика — это учение о том, как должен поступать человек в той или иной ситуации, какими принципами и нормами должен руководствоваться.

Принципами, которыми должен руководствоваться кадровик, являются — справедливость, долг, совесть, ответственность, достоинство и честь категории этики.

Для профессии кадровика справедливость есть нераздельный нравственный и служебный долг. Совесть — категория этики, характеризующая способность человека осуществлять нравственный самоконтроль, внутреннюю самооценку с позиций соответствия своего поведения требованиям нравственности, самостоятельно формулировать для себя нравственные задачи и требовать от себя их выполнения.

И только работники с развитым чувством совести, способные правильно, самокритично и принципиально судить свои побуждения и поступки, могут эффективно выполнять функции кадрового работника.

Достоинство — категория этики, означающая особое моральное отношение человека к самому себе и отношение к нему со стороны общества, окружающих, основанное на признании ценности человека как личности. Ответственность — категория этики, характеризующая личность с точки зрения выполнения ею нравственных требований, соответствия ее моральной деятельности нравственному долгу, рассматриваемого с позиций возможностей личности.

В конкретном случае речь идет о защите персональных данных работника. В соответствии со ст. Обработка персональных данных работника — получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования, регламентируемые ст. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ.

Так, личные дела, карточки, трудовые книжки работающих в настоящее время необходимо хранить в отделе кадров в сейфах или специально оборудованных для данных целей шкафах, которые запираются и опечатываются.

Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся в архиве организации в алфавитном порядке. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования: Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности конфиденциальности.

В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на: При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.

Все вышеназванные нормы должны быть оформлены в Положении о персональных данных работника Приложение 1 , которое будет рассмотрено более подробно в главе 6. Уголовная ответственность грозит в том случае, если эти действия совершены намеренно, из корыстной или иной личной заинтересованности и повлекли за собой нарушение законных прав и свобод граждан.

В отношении кадровика работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. Предусмотрено специальное основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя в случае разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей подп.

К дисциплинарной ответственности могут быть привлечены лишь те работники кадровой службы, которые приняли на себя обязательство соблюдать правила работы с персональными данными, т.

Если такая подготовительная работа не была проведена, то специалист, кому доверена работа с персональными данными, нести ответственности не будет. Нарушение правил работы с персональными данными может повлечь административную ответственность работодателя или его представителей. Ввиду того что персональные данные — один из видов охраняемой законом тайны, защита ее конфиденциальности предусмотрена также ст.

Если лицо, получившее доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, разгласило сведения, составляющие персональные данные, то административный штраф для него будет составлять от 40 до 50 МРОТ.

К административной ответственности работодателя или его представителей могут привлечь Рострудинспекция или суд. Это будет значительным событием в работе кадровой службы отдела. ФЗ о персональных данных устанавливает общий запрет на обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных, однако и предусматривает случаи, когда такое согласие не требуется.

Так что с февраля года в личных делах сотрудников любой организации появится еще один документ — согласие работника на обработку его персональных данных, а организациям необходимо будет пересмотреть Положения о персональных данных.

Кадровое делопроизводство — современные требования Так как основной функцией кадровой службы отдела является оформление кадровой документации, есть необходимость рассмотреть современные требования, предъявляемые к оформлению, ведению и архивации кадровой документации.

Порядок оформления на работу Прежде всего надо обратить внимание на методы подбора потенциальных работников. Это, прежде всего, личная оценка кандидата.

Составить общую картину о потенциальном сотруднике помогут представленные им документы: Если вам этого недостаточно, попросите кандидата пройти профессиональный тест. Данный тест обычно составляется кадровиками на основании должностной инструкции по той или иной должности.

Представляю вашему вниманию тест, применяемый в одной организации при отборе кандидатов Приложение 2. После тестирования составляется оценка кандидата Приложение 3. Самым важным в правомерности действий в стадии приема на работу является, как не парадоксально, отказ в приеме на работу по тем или иным основаниям.

Так вот, эти основания должны быть обоснованными и законными, иначе ваша организация и, в частности, кадровая служба отдел столкнется с судебными разбирательствами.

Прием на работу обуславливает заключение трудового договора. Статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключение трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания , а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей. На этот счет имеется также уголовное преследование за необоснованный отказ в приеме на работу беременной женщины или женщины, имеющей детей в возрасте до тех лет в соответствии со ст.

Действующее законодательство содержит лишь примерный перечень причин, по которым работодатель не вправе отказать в приеме на работу лицу, ищущему работу и поэтому вопрос о том, имела ли место дискриминация при отказе в заключении трудового договора, решается в судебном разбирательстве в каждом конкретном случае.

Надо отметить, что если работодатель отказал в приеме на работу по обстоятельствам, связанным с деловыми качествами данного работника, такой отказ является обоснованным.

Под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации , личностных качеств работника например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли п.

Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, и иные требования, обязательные для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона например, наличие российского гражданства, являющееся в соответствии с п.

Отказ работодателя в заключении трудового договора с лицом, являющимся гражданином Российской Федерации, по мотиву отсутствия у него регистрации по месту жительства, пребывания или по месту нахождения работодателя является незаконным, поскольку нарушает право граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства, гарантированное ч.

Обратите внимание на случаи правомерного отказа в приеме на работу: Теперь рассмотрим перечень документов, которые должен предъявить работник в случае приема на работу: Это необходимо для того, чтобы определить, не является ли основная работа с вредными условиями труда.

Документы в кадрах обязательные

Регламент создается в виде отдельного документа, содержащего сведения о связях внутри организации. В небольших компаниях эта работа, как правило, возлагается на специалиста по работе с персоналом. Если вам поручили составить регламент взаимодействия вашей службы с другими отделами организации, прежде всего внимательно познакомьтесь с работой всех подразделений. Вы должны знать, чем занимаются подразделения основного производства и как строится бизнес компании, с персоналом которой вы работаете. Для начала можно провести совещание с представителями других служб и подразделений организации и найти точки взаимодействия: Важно также понять, что хотят получить коллеги от кадровой службы.

Передача дел в кадровой службе

Автоматизация подготовки кадровой документации Автор: Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются: Они позволят избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении. Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок в первую очередь необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также о порядке их оформления и последующего хранения. Кроме того, необходимо оптимизировать время на подготовку кадровой документации посредством применения разработанных автоматизированных систем. В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать отдельные этапы документооборота, но для создания автоматизированной технологии недостаточно только выбрать систему автоматизации, необходимо грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как ПРИНЯТЬ на работу? Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов?

Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов.

При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном часов, численность работников определяется по формулам:

Форма большинства этих документов также унифицирована. Внутренняя служебная переписка Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел.

В итоге при проверке трудовая инспекция привлекает компанию к административной ответственности по п. Как прописать список документов, необходимые при приеме на работу, в ПВТР приведено на рисунке 1.

Обязательная кадровая документация (2)

Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета Свернуть Показать Систематизация информации: Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы: Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику; журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст.

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Хранение кадровых документов и их архив Зачем фирме нужен собственный архив Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров , должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника п. А распоряжение Правительства РФ от 21 марта г. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Поэтому в любой фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов.

Ревизия организации: какие документы могут быть проверены На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не .

Обязательные кадровые документы в 2018, наличие которых важно контролировать руководителю

.

Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия

.

.

.

.

Комментарии 13
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Софья

    К сожалению на сегодняшний день это единственная лазейка в законе, если будет, что-то новое обязательно запишу видео.

  2. Горислава

    А,у меня вопрос!

  3. Спиридон

    Пора им кастетом челюсти ломать.

  4. Василиса

    Личное отношение? Я расстроен! По многим пунктам: что военное положение не вели у меня в Киеве, где наибольшая концентрация кремлевских консервов, что ограничение прав будет лишь в случае наземного вторжения а не вообще (многие хотели сильую руку , так бы прочувствовали что это такое), что военное положение вводиться лишь на месяц, а не до окончания российской агрессии. Ну, еще много чего, но это главные пункты. В общем я в пичале.

  5. Фока

    1. Коворкинг не зарещен законом, и есть коворкинг центры, кафе (антикафе творческие площадки и ТД. Взять в аренду Лофт помещение без кабинетов и по договору коворкинг пусть коллектив работает с почасовой оплатой типа за пользование метрами, это же не запрещено? Тоесть я предоставляю только помещение для творчества и это не противозаконно! Если так нельзя то как работают коворк заведения?

  6. Евдокия

    В некоторых из случаев категорически нельзя давать взятки эмм. значит в некотрых случаях можно? потом скулят что в стране коррупция процветает. Юристы с пониженной социальной отвественностью))

  7. smalmenmi

    P.S. извините за мысли ботаника и математика :))))

  8. taitravarcrap

    Как управлять вселенной, не привлекая внимания санитаров :)

  9. Федосья

    От меня лайк!

  10. arspirev72

    Становишься на консульский учёт и въезжаешь в Украину без всяких залогов.

  11. resttere

    Із 1 тис грн віддай 5-10 тис

  12. rlinpossu

    В для ведення садівництва не більше 0,12 гектара;

  13. Розалия

    Переселенец из Луганска думал что он от бандитов сбежал а на самом деле они повсюду